اهمیت مرحله پیش از مذاکره در مراحل مذاکره

مذاکره چیست؟

افراد به کمک مهارت مذاکره (negotiation) میتوانند تعارض هایشان را برطرف کنند. زمانی که اشخاص یا گروهی بخواهند از یک رویداد یا وضعیت مشخص، خروجی‌های متنوعی را دریافت کنند، میتوانند از مهارت مذاکره استفاده کنند. با اینکه درخواست طرفین، متفاوت است اما هدف اینست که نتیجه ی مباحثه برای طرفین مذاکره پذیرفتنی باشد. بنابراین مراحل مذاکره تاثیر بسزایی در زندگی شخصی و حرفه‌ای شما دارد و شما باید نسبت به اهمیت مرحله پیش از مذاکره در مراحل مذاکره مطلع باشید تا مذاکره ی موفقی داشته باشید.

به عبارتی دیگر، بهترین راهکار برای حل اختلاف میان افراد اینست که با هم مذاکره کنند. درواقع این مهارت باعث میشود تا بدون هیچگونه درگیری و مشاجره‌ای به هدف‌هایشان برسند. مذاکره از اصول و شرایط خاصی برخوردارست که اگر افراد، این اصول را رعایت کنند مذاکره ی موفقیت آمیزی خواهند داشت.

اهمیت مراحل مذاکره

پیشنهاد بسیاری از مدرسان مذاکره، ارائه ی الگویی از مراحل مذاکره و تقسیم بندی فرایند مذاکره می باشد؛ مزیت چنین کاری اینست که یک چارچوب مشخص برای شناخت و تحلیل مذاکره ارائه میشود و شما میتوانید مهارت‌هایتان را در مرحله ای از مذاکره که ضعف دارید مرور کنید و آنرا بهبود دهید.

شرط موفقیت در یک مذاکره، داشتن ساختار و چارچوب از پیش‌تعیین‌شده‌ است که به آن مراحل مذاکره می‌گویند. یک مذاکره‌کننده با داشتن آگاهی و آشنایی نسبت به فرایند مذاکره میتواند با دیدی باز وارد مذاکرات شود و تحلیل درستی از مذاکراتش در آینده داشته باشد و دستاوردهای خوبی به دست آورد. این تحلیل عبارتست از: بررسی مراحل قبل، میانی و پایانی مذاکره.

اهمیت مرحله پیش از مذاکره در مراحل مذاکره

اهمیت مرحله پیش از مذاکره در مراحل مذاکره، شفاف سازی زمینه مذاکره است. افراد و فروشندگان بسیاری به آمادگی قبل از مذاکره، اهمیت نمیدهند درحالیکه آمادگی داشتن، یک امری ضروری برای مذاکره، برنامه‌ریزی و داشتن استراتژی برای آن محسوب میشود.

مذاکره از نظر گرین‌هالگ، ارزش بیشتری نسبت به چانه‌زنی دارد. طبق گفته ی او امروزه برای ارزیابی توانایی‌های شما به عنوان یک مدیر، علاوه بر برخی از مهارت‌های کلاسیک مدیریتی (مانند برنامه ریزی، سازمان‌دهی و کنترل) این نکته را در نظر می گیرند که تا چه حد می‌توانید با “دیگران”، روابطتان را شکل داده، هدایت کرده، تقویت کرده و تعارض های احتمالی را مدیریت کنید. این “دیگران” در نگاه گرین‌هالگ، همکاران، کارمندان، مدیران، تأمین‌کنندگان، مشتریان، نهادهای قانون‌گذار، رقبا و ذی‌نفعان را شامل می‌شود.

اگر برای هر مذاکره‌ای (اعم از مذاکره سازمانی، مذاکره افزایش حقوق، مذاکره تجاری، مذاکره با کارفرما و …)  آمادگی و برنامه‌ریزی داشته باشید چنانچه طرف مقابلتان، مذاکره را به‌سمت بن‌بست هدایت کرد، میتوانید از آن خارج شوید.

به کارهایی که برای آماده شدن در جلسه مذاکره انجام میدهید، مرحله پیش از مذاکره در مراحل مذاکره میگویند. گاهی اوقات سناریوهای احتمالی مختلف را در مرحله آمادگی در نظر بگیرید و برای خروجی‌های گوناگون برنامه‌ریزی کنید.

در نظر داشته باشید که اگر بدون آمادگی در جلسه مذاکره حاضر شوید، نمیتوانید برای یک مذاکره‌ی موفق، دستور جلسه‌ای هدفمند تنظیم کنید.

گام اول در فرآیند مذاکره

توجه کنید که پایه و اساس مذاکره باید قبل از شروع مذاکره، به‌خوبی گذاشته شود؛ چون یک مرحله ی کلیدی است. به آنالیز کلیه داده‌های جمع‌آوری‌شده در زمینه مذاکره و تحقیق درباره اطلاعات مربوط به آن، مرحله آماده‌سازی و برنامه ریزی برای مذاکره می گویند.

دستیابی به بینش و آینده‌نگری مناسب، از مزایای آماده‌سازی و برنامه‌ریزی برای مذاکره به شمار می رود. همچنین این مرحله از مذاکره باعث میشود تا شما آمادگی کامل برای تمام اتفاقات احتمالی در مذاکره را داشته باشید و درصورت متفاوت بودن روند مذاکره با پیش‌بینی‌هایتان می‌توانید خودتان را فورا با آن سازگار کنید و به طرف مقابلتان پیشنهادهای جدیدی بدهید.

شما در مرحله آمادگی موظفید به صحبت‌هایی فکر کنید که حین مذاکره گفته می‌شود. درواقع شما باید بتوانید آنها را بررسی کنید و اقدام به برنامه‌ریزی برای تمام سناریوهای احتمالی بنمایید. به طور مثال، اگر حداقل قیمت مناسب ماشینتان را در زمان فروش بدانید، اهمیت مرحله آمادگی بسیار زیاد میشود و می‌تواند در نتیجه مذاکره، اثرگذار باشد.

شما باید یک دستور جلسه پیش از جلسه مذاکره، از طریق ایمیل ارسال کنید. تنظیم دستور جلسه باعث میشود که تمرکزتان بر روی دستیابی به بهترین نتایج باشد وگرنه ممکن است که برنامه‌ای در دست نداشته باشید یا اینکه درصورت واگذاری تنظیم دستور جلسه به خریدار، احتمال دارد که به سراغ قیمت و امتیازاتی بروند که از شما می‌خواهند و در چنین شرایطی، شما باید عقب نشینی کنید و از آن بحث خارج شوید در حالیکه این نقطه‌ی مناسبی برای شروع نیست.

نتیجه گیری

مذاکره نوعی هنر تلقی میشود و برای مسلط شدن به آن نیازمند زمان کافی هستید که با داشتن درک درست از مراحلش، چنین فرآیندی راحت‌تر میشود. بنایراین قبل از ورود به صحنه ی مذاکره، بهتر است که اطلاعات کافی در مورد برخی از مسائل کسب کنید.