فن بیان مذاکره در کسب و کار
انسان موجودی اجتماعی است و بخش زیادی از رابطه های او چه شغلی و چه فردی از نوع مذاکره هست. مذاکره بین اعضای خانواده ، مذاکره بین معلم و دانش آموز، مذاکره بین فروشنده و خریدار و همه مذاکرات شغلی و شخصی افراد نیاز به علم مذاکره دارد.
افرادی هستند که فکر می‌کنند مذاکرات در واقع همان مکالمات عادی است و نباید برای آن کار خاصی انجام داد. چنین اشخاصی چون اصول و تکنیک های مذاکره را نمی‌دانند؛ چندان نمی‌توانند در زندگی شخصی و کاری خود موفق باشند و معمولا به خواسته‌هایشان نمی‌رسند.
در صورتی که اگر بلد باشید به خوبی مذاکره کنید و فن بیان قوی داشته باشید، این مهارت روی جنبه‌های مختلف زندگی شما تاثیر می‌گذارد و موفقیت‌های زیادی کسب می‌کنید. شما در هر جایگاهی که باشید، مدیر یا کارمند، خریدار یا فروشنده، والد یا فرزند و… در تمامی مراحل زندگی خود به نوعی در حال مذاکره با افراد مختلف هستید. بنابراین دانستن فنون مذاکره و فن بیان ضروری است.
در این مقاله قصد داریم با اصول مذاکره و اهمیت آن آشنا شویم و بررسی کنیم که فن بیان مذاکره در کسب و کار باید به چه شکل باشد؟
تعریف مذاکره
مذاکره به این معناست که طرفین خواسته‌ها، انتظارات و نیازهایی دارند که درباره آنها با هم صحبت می‌کنند. البته مذاکره زمانی معنا پیدا می‌کند که طرفین، مذاکره را انتخاب کرده و پذیرفته باشند (اجبار یا التماس نباشد) و همچنین داد و ستد صورت بگیرد.
شما باید بتوانید با فن بیان حرفه ای در موقعیت های مختلف صحبت کنید. مذاکره رابطه مستقیمی با فن بیان دارد. به میزانی که فن بیان خوبی داشته باشید، در مذاکرات نیز حرفه ای تر عمل می کنید. پس برای اینکه دیگران از هم صحبتی با شما لذت ببرند و بتوانید در مذاکرات خانوادگی و یا تجاری و شغلی خود موفق تر باشید، فن بیان خود را تقویت کنید.
اهمیت مذاکره
شما وقتی مذاکره و اصول آن را یاد بگیرید، می‌توانید به شیوه‌ای موثر با دیگران ارتباط برقرار کنید و به اهداف خود برسید. کسانی که انواع تکنیک های مذاکره را می‌دانند، اغلب در زندگی افراد موفق‌تری هستند. آنها با اعتمادبه‌نفس می‌توانند خواسته‌هایشان را بیان کنند و چیزی که می‌خواهند را به دست آورند.
اصول و فنون مذاکره هم سبب توسعه فردی می‌شود و هم توسعه و رشد سازمان‌ها را در پی دارد. برای مثال کارمندی که روی تقویت فن مذاکره کار کند، هم به ارتقاء شغلی می‌رسد و افزایش درآمد خواهد داشت، هم برای سازمان سودآوری و توسعه را رقم می‌زند.
وقتی مهارتهای ارتباطی و فنون مذاکره در کسب و کار و اصول مذاکره در زندگی شخصی را بلد باشید، به جای بحث‌های تنش‌زا و دعوا و درگیری، با طرف مقابل خود صحبت و مذاکره می‌کنید. در این صورت می توانید با آرامش روابطتان را پیش ببرید و نیازهای خود را رفع کنید.
اهمیت فن بیان در مذاکره
مهارت فن بیان می تواند به شما در ساختن و حفظ یک حرفه و شغل موفق و تاثیرگذار کمک بسیار زیادی کند. این موضوع کاملا مشخص است، افرادی که فن بیان قوی تری نسبت به دیگران دارد، می‌توانند در انواع مذاکره ها بسیار موثرتر ظاهر شوند.
داشتن فن بیان قوی شما را کانون توجه مخاطبتان در مذاکره قرار می دهد. فن بیان قوی باعث می شود در مذاکره بدرخشید، زیرا مهمترین ابزار برای شنیده شدن و مورد توجه قرار گرفتن است.
اصول یک مذاکره موفق
معرفی صحیح خود
شما باید تمام تلاش خود را کنید که در مواجهه با افراد متفاوت، متناسب با آنها به بهترین شکل خود را معرفی کنید. شما می توانید با همان کلمات ابتدایی تاثیر خود را بگذارید. البته برای این کار فقط چند ثانیه فرصت دارید و باید از آن به بهترین نحو استفاده نمایید.
چند ثانیه اول به وقت طلایی یا گلدن تایم معروف است و شما باید در این مدت به خوبی و با کلمات و رفتار درست خود را به دیگری معرفی کنید. زیرا دیگران معمولا شما را در همان چند ثانیه اول قضاوت می کنند و در موردتان تصمیم می گیرند که آیا به صحبت با شما ادامه دهند یا نه.
انتخاب لحن و تن صدای مناسب
تن صدا و لحن هر دو می توانند بیانگر احساسات درونی باشند. پس بهتر است نه خیلی آهسته صحبت کنید که برای مخاطب خسته کننده باشد و نه تند و سریع که نتواند واضح و رسا حرف هایتان را بشنود.
داشتن تعادل در حرف زدن، احساس خوبی به مخاطب دست می دهد. همچنین شما می توانید با بالا و پایین بردن صدا به جذاب تر کردن حرفهایتان کمک کنید.
شناخت مخاطب
در یک مذاکره موفق باید مخاطب خود را به درستی بشناسید. از قبل اطلاعاتی از او بدست آورید تا بتوانید هدفمند صحبت کرده و به هدف خود نیز برسید.
اگر بدانید چه دیدگاهی در مورد موضوع مورد مذاکره دارد، می تواند بسیار کمک کننده باشد تا یک مذاکره خوب داشته باشید. پس حتما قبل از برگزاری مذاکره، در مورد این نکات اطلاعات کامل گردآوری کنید.
مخاطب شما چه سنی دارد؟
شغل و میزان تحصیلات او چیست؟
چه باورها و ارزش هایی دارد؟
اطلاعاتی در مورد موضوع صحبت شما دارد؟
اطلاعات او در چه حد است؟
چه دیدگاهی به موضوع صحبت شما دارد؟
- …..
زبان بدن مناسب
اهمیت زبان بدن را فراموش نکنید. همان طور که گفته شد فقط در چند ثانیه اول یک مذاکره می توانید تاثیرات خود را بگذارید.
ممکن است قبل از شروع صحبتتان در یک مذاکره چند ثانیه فرصت داشته باشید و در آن زمان هیچ کلامی بر زبان شما جاری نشود. در این صورت این زبان بدنتان است که معرف شما است و مخاطب شما را بر اساس آن قضاوت می کند.
پس برای تاثیرگذار بودن در جلسه مذاکره خود حتما این نکات و اصول را رعایت کنید.
کاملا صاف و مستقیم راه بروید و بنشینید.
ارتباط چشمی مناسبی داشته باشید.
لبخندی ملیح بر لب داشته باشید.
هرگز پاها و دستها را در هم قفل نکنید.
در هنگام صحبت طرف مقابل سر خود را به منظور تایید تکان دهید.
استفاده از واژگان درست
در انتخاب کلمات و واژه های درست دقت به خرج دهید. کسانی که بتوانند همواره از کلمات مثبت در صحبت های خود بهره ببرند و با انرژی صحبت کنند، تاثیر کلامشان را چند برابر کرده اند. کلامی تاثیرگذار است که احساس خوبی منتقل کند؛ پس چه بهتر که کلماتی را به زبان می آورید بار مثبت داشته باشند.
مدیریت زمان
از بکار بردن کلمات اضافی جلوگیری کنید و سعی کنید با استفاده از کلمات ساده منظور خود را در کوتاهترین جمله ها برسانید. اینکه به حرف هایتان شاخ و برگ اضافه بدهید و صحبت را طولانی کنید، فقط مخاطب را گیج و خسته می کند و تاثیر مثبتی نخواهد داشت.
ایجاد اشتیاق و علاقه
در یک مذاکره موفق می بایست با استفاده از فن بیان قوی در مخاطب اشتیاق و علاقه ایجاد کنید و این حس را در او بیدار کنید. مثلا می توانید برای او پاداش در نظر بگیرید؛ زیرا پاداش دادن افراد را خوشحال می کند. با این محرک بیرونی اشتیاق و شوق در مخاطب ایجاد شده و او در جهت هدف شما هدایت می شود.
معتبر حرف بزنید
وقتی با اطمینان و با سند حرف می زنید، دیگران گفته هایتان را بیشتر قبول می کنند. چرا که تحقیقات نشان داده که ذهن حرف هایی که منبع و مرجع معتبر داشته باشند را بیشتر قبول می کند.
پس برای اینکه مخاطب خود را متقاعد کنید، اطلاعات بروز داشته باشید تا صحبتهای خود را اعتبار ببخشید.
همه اطلاعات خود را برملا نکنید
در ملاقات های اول و مذاکرات ابتدایی لازم نیست همه اطلاعاتی که دارید را به مخاطب بگویید. همیشه کسانی که شخصیت رازآلود دارند بیشتر جلب توجه می کنند. داشتن فن بیان قوی به این معنی نیست که پشت سر هم حرف بزنید و هرچه می دانید را بگویید. بهتر است بخشی از شما همیشه پنهان بماند.
متکلم وحده نباشید
اگر می خواهید یک مذاکره عالی را پشت سر بگذارید، با طرح سوالاتی از مخاطب بخواهید که جواب شما را بدهد. در این صورت مذاکره شکل پویایی به خود می گیرد. اینکه مذاکره یک طرفه صورت بگیرد و فقط یک نفر حرف بزند، اصلا جذاب نیست و نتیجه بخش نخواهد بود. سعی کنید با مکث های بجا از طرف مقابل بخواهید که او نیز نظرش را مطرح کند.
غیر منتظره باشید
یادتان باشد که مغز ما به موارد غیر منتظره بیشتر توجه می کند. پس بهتر است با پیش کشیدن یک موضوع خاص و صحبت کردن در مورد آن، توجه مخاطب را به خود جلب کنید. این موضوع می تواند خارج از بحث بوده و صرفا جهت خارج شدن روال عادی و تکراری یک جلسه باشد.
درگیر کردن احساسات مخاطب
در یک مذاکره احساسات نقش مهمی در جلب توجه و تصمیم گیری فرد دارد. مثلا اگر مخاطب را با نام کوچک صدا کنید، ارتباط عمیق تری بین هر دو طرف مذاکره کننده نقش می بندد و همین موضوع منجر به بهبود مذاکره می گردد.
نمایش اعتماد به نفس بالای خود
افراد به صورت کاملا ناخودآگاه جذب انسانهایی می شوند که به خود و کلامشان مطمئن هستند و این اعتماد به نفس را در کلامشان هم نشان می دهند. به همین دلیل برای تاثیر گذار و جذاب بودن در طول مذاکره لازم است که نکاتی را رعایت کنید تا این احساس را هم در خود افزایش دهید و هم به دیگران منتقل کنید.
سعی کنید که اطلاعات زیادی برای صحبت کردن داشته باشید.
ارتباط چشمی با مخاطب را فراموش نکنید.
سعی کنید که زودتر از فرد مقابل در محل حاضر شوید.
لباس زیبا، مرتب و متناسب با محیط بر تن داشته باشید.
با حسن جویی کردن این احساس را به دیگران منتقل کنید.
واگویه ها و حرف زدن ذهنی قدرتمندی با خودتان داشته باشید.
هرگز خود را با کسی مقایسه نکنید.
نکاتی مهم در روند مذاکره
راهبرد کلی مذاکره خود را با دقت تهیه کنید
تفاوت‌های فرهنگی را در اصول و فنون مذاکره لحاظ کنید
در مورد روند مذاکره به توافق برسید
روش تخصیص منابع انسانی و فنی مناسب را پیش‌بینی کنید
بر پایه اعتماد و اطمینان رابطه تجاری برقرار کنید
صداقت در اصول و فنون مذاکره را رعایت کنید
احساسات خود را به دقت مدیریت کنید
انعطاف‌پذیری مناسب داشته باشید
تعهدات واقع‌بینانه داشته باشید
برای اطمینان از درک مشترک، به آخرین خلاصه سفارش رجوع کنید
اشتباهات رایج در مذاکره
از مهمترین عواملی که می تواند مذاکره را به بن بست برساند، اشتباهات متداولی است که در هنگام مذاکرات خود و ارتباطات خود انجام می دهید. اگر با این اشتباهات رایج در مذاکره آشنایی کامل داشته باشید، به راحتی می توانید یک مذاکره مفید و کاربردی داشته باشید و به اهداف و خواسته های خود برسید.
برنده شدن در مذاکره
شما می توانید با رعایت این تکنیکها بهتر در صحنه مذاکره حاضر شوید و احتمال برنده شدن خود را بالا ببرید.
همیشه یک جایگزین در اختیار داشته باشید
یکی از ترفند های خوب برای پیروزی و برنده شدن در مذاکره، رو کردن یک جایگزین است. مثلا تصور کنید که در حال مذاکره برای خرید یک خودرو هستید. وقتی با فروشنده صحبت می کنید و می خواهید قیمت را پایین بیاورید، می توانید از این تکنیک استفاده نموده و بگویید: همین خودرو را من با فرد دیگری صحبت کردم که فلان مقدار ارزانتر می فروشد. با این روش فرد احساس خطر می کند و می ترسد که شما را از دست بدهد و ممکن است شما سراغ فرد جایگزین بروید.
دعوت به صرف غذا بکنید
تحقیقات نشان می دهد که وقتی شما با کسی مشغول صرف غذا می شوید، ارتباط نزدیکتری بین شما و او برقرار می شود و این می تواند در مذاکره شما تاثیر گذار باشد. بنابراین سعی کنید قبل از مذاکره با مخاطب خود غذا میل کنید و یا در همان موقع تصمیمات خود را مطرح سازید.
از قبل لطفی کنید
بررسی ها نشان می دهد که وقتی فردی لطفی خالصانه و داوطلبانه را از کسی دریافت می کند، بسیار مشتاق است که لطف آن فرد را جبران کند. بنابراین سعی کنید که از قبل کاری را برای مخاطب خود انجام داده و لطفی در حق او کنید تا فرد مورد نظرتان احساس خوبی به شما پیدا کند. در نتیجه شما می توانید امتیازات بیشتری از او دریافت نمایید.
سخن پایانی
مهمترین مهارت فردی، مهارت ضروری فن بیان است. برای تبدیل شدن به یک مذاکره کننده حرفه ای شما علاوه بر آگاهی از اصول و باید و نباید های مذاکره، باید تسلط کافی بر فن بیان و مهارت های آن داشته باشید.
افرادی که دارای فن بیان قوی هستند اغلب خیلی راحت تر از افراد دیگر می توانند مذاکره کنند و قدرت متقاعد سازی بیشتری نسبت به دیگران دارند.
