چگونگی مذاکره با افراد مهم

چگونگی مذاکره با افراد مهم

متقاعد کردن افراد سرسخت، از چالش‌برانگیزترین مذاکره‌ها به شمار می رود. با توجه به رابطه ی مذاکرات تجاری با مسائل مالی، می توان گفت که این نوع مذاکرات، مهمتر از سایر انواع مذاکره است. لذا اصول چگونگی مذاکره با افراد مهم به شرح زیر می باشد:

> شناخت تمام محدوده و عوامل موثر در مذاکره، پیش از شروع پروژه:

شما باید قبل از شروع پروژه و در زمان مذاکره، به تمام محدوده و عوامل موثر توجه کنید. مذاکره صرفا در مراحل آغازین یک پروژه رخ نمیدهد بلکه یک امر دائمی در طول دوره‌ی عمر پروژه محسوب میشود و یک مدیر پروژه برای کسب موفقیت باید از مهارت‌های مذاکره در تمامی فرآیندهای پروژه استفاده کند.

مذاکرات معمولاً نه تنها بین یک مدیر پروژه و یک فروشنده یا مشتری بلکه بین افراد تیم یا افراد دیگری که در پروژه دخیل هستند رخ می‌دهند.به عنوان مثال، یک مدیر پروژه برای انجام وظیفه‌ای از شرکتش، به تامین منابع نیاز دارد. این یک نوع مذاکره با سایر مدیران وظیفه‌ای سازمان (مدیران سایر دپارتمان‌ها و واحدهای سازمان) است.

چنین مذاکراتی، ارزش پروژه را برای شرکت نشان می دهند و منابع مورد نیاز برای موفقیت پروژه را می گیرند.

مدیران پروژه باید قبل از شروع مذاکرات، از تمام ذی‌اثران پروژه خود، مشتریان، فروشندگان، مدیریت، اعضای تیم و… فهرستی تهیه کنند و به ترسیم جنبه‌های رابطه و اهمیت رابطه با آن ذی‌اثر و همچنین میزان راضی نگه داشتن آن ذی‌اثر بپردازند. آنها باید برای خودشان حد بالا و پایین امتیازاتی که قبل از ورود به هر مذاکره‌ می‌توانند، کسب کنند را معین کنند.

> مهارت گوش دادن:

مهارت گوش دادن از دیگر تکنیک های مهم در متقاعد سازی تلقی میشود و لازمه ی آن برای تاثیرگذاری بیشتر و بهتر روی مخاطب، رعایت برخی از اصول و قوانین می باشد. یک شنونده خوب، کسی است که سخنان مخاطبش را به طور کامل رد نمی کند حتی اگر اشتباه باشد و واقعا به سخنانش گوش می دهد. تمرکز چنین شنونده ای بجای ادبیات مذاکره بر محتوای کلام می باشد. اوخودش را غرق جزییات نمی کند و نسبت به بخش های مهم گفتگو بی توجهی نمی کند. این شنونده ی سرحال و بانشاط، کلام مخاطب را قطع نمی کند و اشتیاقی نسبت به موضوعات بیرونی و حاشیه ای نشان نمی دهد و پاسخ تمامی سوالات را می دهد.

> بررسی سوابق:

یکی از دیگر اصول مذاکرات تجاری اینست که طرف های مذاکره باید از اطلاعات کافی درباره ی سوابق فعالیت های طرف مقابل خود برخوردار باشند و در این مذاکرات، آمادگی کامل داشته باشند.

> داشتن انعطاف‌پذیری مناسب:

یافتن تعادل مناسب بین منافع سازمان شما و سازمان مقابلتان، لازمه ی موفقیت در مذاکرات می باشد. داشتن صداقت و ذهنیت باز برای چارچوب بندی در مذاکره، بسیار موثر است و باعث میشود که هر دو طرف، تعادل درستی پیدا کنند.

یکی از راهبردهای مذاکره‌ی موفق اینست که در مذاکره، ارزش آفرینی شود و در طول زمان، سودمند واقع شود. همچنین از عناصر اصلی در ایجاد یک قرارداد واقع‌بینانه میتوان به داشتن درک کافی از مسائل شریک مذاکره‌کننده‌ی شما اشاره کرد.

> ارتباط کلامی:

مذاکره کنندگان حرفه ای در انتخاب کلماتشان دقت می‌کنند تا نگرش‌ها یا موقعیت‌های خاصی را به وضوح ایجاد کنند، برای مثال با استفاده از عبارات مناسب، همکاری یا رقابت را در زمان مناسب ایجاد می‌کنند. آنها از اصطلاحات فنی به جای کلمات کم ارزش استفاده می‌کنند. بطور معمول، آنها سعی میکنند موقعیت را برای طرف دیگر، خلاصه کنند و برای کسب یک توافق مطلوب، اطمینان حاصل کنند.

> تشویق کردن و ابراز محبت:

بهتر است که در زمان مذاکره برای تشویق مخاطبتان از تقویت کننده های کلامی مثل تصدیق و تایید و تحسین و حمایت، استفاده کنید. تکنیک های موثری نظیر استفاده از کلمات ((درست است))، ((بله))، ((صحیح است))، ((آفرین))، ((کاملا موافقم)) و یا توسعه کلام مخاطب، همراه با تقویت کننده های غیرکلامی مثل زبان بدن، ژست مناسب، لبخند زدن و تایید کردن با سر، در مذاکره موثر هستند.

این نکته را در نظر داشته باشید که صادقانه بودن محبتتان، تاثیر زیادی بر مخاطب می گذارد و درواقع پیش قدم شدنتان در محبت کردن باعث جبران محبت از سوی طرف مقابل میشود.

> هنر انعقاد قرارداد، متمرکز ماندن تا انتهای آن است:

شرایط و نکات مهمی در زمان پایانی مذاکره وجود دارد که نیازمند مذاکره و مستندسازی است. در چنین شرایطی باید از نظم ذهنیتان استفاده کنید. ذهن نامتمرکز، مشوش است؛ به اینصورت که مثلا در فکر آخرین ساعت پرواز یا زودتر برگشتن به خانه است. از این رو شما باید تا انتهای مذاکرات، تمرکز داشته باشید و درگیر چنین دام‌های ذهنی نشوید.

نتیجه گیری

با توجه به پیچیدگی اصول مذاکره باید برای تأثیرگذاری بیش‌تر، به مهارت‌های ویژه‌ای دست یابید که از آنها میتوان به تجزیه‌و‌تحلیل تاریخچه‌ی مذاکرات با شرکت‌های قبلی و داشتن خودآگاهی درمورد تفاوت‌های فرهنگی اشاره کرد. همچنین اگر از مهارت چگونگی مذاکره با افراد مهم برخوردار باشید، می‌توانید سودتان را افزایش دهید.

بنابراین شما باید قبل از اینکه درمورد روند یک مذاکره به نتیجه‌ی نهایی برسید، خلاصه‌ای از توافق‌نامه‌ی کلی را با کمک شریک مذاکره‌کننده‌ی خود و با رعایت اصول و فنون مذاکره تهیه کنید و سپس آن‌ را نهایی و امضا کنید.