مراحل مختلف فرآیند مذاکره چیست؟

مراحل مختلف فرآیند مذاکره

به مجموعه اقداماتی که برای جلوگیری از ضرر و زیان و رسیدن به توافق میان طرفین مذاکره صورت می‌گیرد، فرآیند مذاکره می گویند. در زمان بروز اختلاف یا مشکل در بین افراد، مذاکره به عنوان بهترین راه برای حل این مشکلات و رسیدن به توافق میان طرفین محسوب میشود. افراد با مذاکره کردن می‌توانند به هدف‌هایشان برسند بدون اینکه درگیری و مشاجره‌ای داشته باشند. البته اصول و شرایط خاصی برای مراحل مختلف فرآیند مذاکره وجود دارد که با رعایت این اصول در مذاکره، به موفقیت و نتیجه‌ مطلوبی می رسید.

بدون مذاکره، امکان خشم و درگیری در میان افراد با هر گفتگویی وجود دارد و موجب نارضایتی طرفین میشود.

هر فردی توانایی یادگیری مهارت‌های مربوط به مذاکره را دارد و میتواند از آن مهارت‌ها در مذاکرات و فعالیت‌های خود بهره ببرد. درواقع مهارت مذاکره برای حل هر گونه اختلاف و مشکل، کاربرد دارد. یک مذاکره اصولی، از مهم‌ترین روش‌های موفقیت و پیشبرد کارها محسوب میشود. هر فردی باید تمامی روش‌های مذاکره را برای حفظ منافع خود بداند. همچنین لازمه ی کسب مهارت مذاکره، آموزش و تمرین می باشد و در اصل نوعی مهارت اکتسابی به شمار می رود.

اصول مذاکره موفق

تمامی افراد دوست دارند با کسی مذاکره کنند که به نتیجه‌ی مطلوبی برسند و مذاکره ی موفقیت‌آمیزی داشته باشند امّا فراموش نکنید که برای داشتن چنین مذاکره موفقی باید به اصول آن آگاه باشید و آنها را رعایت کنید. بدین منظور با اصول مذاکره موفق آشنا شوید:

– سعی کنید که حتماً برای مذاکره ی خود برنامه‌ریزی کنید، به این دلیل که برنامه‌ریزی باعث آمادگی ذهن شما برای گفتگو می‌شود.

– برای مذاکره ی خود، خط قرمزهایی تعیین کنید؛ به این معنی که حداقل و حداکثر خواسته‌هایتان را مشخص کنید.

– در زمان مذاکره دقت کنید که نباید صرفا یک گزینه را مقابل طرفتان قرار دهید بلکه باید پیشنهادات متفاوتی که او را هیجان زده میکند و اثر بخش است، ارائه دهید.

– برای اینکه طرفتان را در زمان مذاکره متقاعد کنید، عجله‌ نکنید و این کار را با صبر و حوصله انجام دهید.

– در مذاکره بجای سخن گفتن، بیشتر سوال بپرسید و گوش فرا دهید.

– رفتار شما با طرف مقابلتان باید همانند یک دوست، صادقانه و صمیمانه باشد.

مراحل مذاکره

مراحل مختلف فرآیند مذاکره، متشکل از سه مرحله کلی نظیر مراحل قبل از مذاکره، مراحل میانی مذاکره و مراحل پایانی مذاکره می باشد. اگر توانستید بر فرآیند مذاکره مسلط شوید، به نتایج برد-برد دست می یابید.

>> آماده سازی:

شما باید در مورد زمان و مکان ملاقات تا قبل از انجام هرگونه مذاکره تصمیم بگیرید تا در مورد مشکل و افراد شرکت کننده در آن بحث کنید. تعیین زمانبندی و محدوده زمانی می تواند از ادامه اختلاف نظر جلوگیری کند.

شما باید درباره ی تمام حقایق مربوط به مسائل مورد مذاکره در مرحله آماده سازی مطمئن شوید و شناخت کافی نسبت به موقعیت خود در مذاکره داشته باشید.

آماده سازی در موقعیت های کاری، یعنی قوانین سازمان مورد نظر را بدانید و گروه سودمند را بشناسید تا اگر مذاکره در مسیر اشتباهی قرار گرفت، آنرا با زمینه چینی و بودن در جریان جلسه ی گفتگو به سمت درستی هدایت کنید. آگاهی از سیاست های سازمان خود برای آماده سازی یک مذاکره ی مفید، لازم است. اگر بتوانید مقدمات مذاکره را قبل از جلسه آماده کنید، مزایایی نظیر پیشگیری از بروز درگیری بیشتر و اتلاف وقت بی مورد در طول جلسه به همراه دارد.

>> بحث آزاد:

اگر در زمان شروع مذاکره، اطلاعات را بین طرفین به اشتراک بگذارید نتیجه مثبت تری برای همه طرف ها ایجاد میشود و هر یک از طرفین با فرصت بدست آمده میتوانند در آغاز مذاکره درباره موضعشان بحث کنند و برای طرف خود، یک مورد اولیه به وجود آورند. بنابراین بحث آزاد به طرفین کمک می کند تا از نکات کلیدی مرتبط با مذاکره، درک مشترکی داشته باشند و سپس به مذاکره بپردازند.

>> شفاف سازی اهداف:

به اشتراک گذاری اهداف کلیدی، مذاکره ی مؤثرتری را  بین طرفین به وجود می آورد؛ به اینصورت که شما میتوانید از خواسته های طرف های مذاکره مطلع شوید و آنها نیز میتوانند اهداف شما را درک کنند. شفاف سازی اهداف باعث پیدا کردن مناطق مورد علاقه مشترک و همچنین شناسایی مناطق دارای اولویت کمتر برای هر دو طرف میشود.

>> مذاکره:

از فرآیند مذاکره میتوان به چندین دور بحث، پیشنهادات و پیشنهادات متقابل اشاره کرد. در طول این مرحله، ارائه یک پیشنهاد اولیه مطابق با نتیجه ایده آل شما یا پیشنهاد سودمندتر برای شرکت می تواند مفید باشد و به شما کمک میکند تا امتیازاتی را به طرف های دیگر بدهید در حالی که به نتیجه ایده آلتان نزدیک می شوید.

>> توافق:

در زمان مذاکره، اگر مذاکره ی موفقیت‌آمیزی داشته باشید، معمولا به توافقی که بیانگر یک مصالحه بین طرفین است و به یک معامله منصفانه رسیده‌اند، دست می یابید. این مرحله در اکثر مذاکره‌ها، با امضای قراردادی که شرایط توافق در آن قید شده به پایان می‌رسد تا طرفین نسبت به  برآورده شدن انتظاراتشان مطمئن شوند.

>> اقدام و اجرا در مراحل مذاکره:

طرف‌ های مذاکره در مرحله اقدام و اجرا باید مطلع باشند که به چه سمتی می ‌روند یا چه مدارکی را امضا میکنند و چه توافق ‌هایی را در صورت نیاز در مراحل بعدی انجام میدهند. همچنین باید مطمئن شوید که ارزش مذاکره در ذهن طرف ‌های درگیر، درک شده است.

نتیجه گیری

مذاکره با هدف توافق میان اعضای مذاکره و برد هر دو طرف به وجود می آید. مراحل مختلف فرآیند مذاکره، کمک شایانی به نتیجه مذاکره می‌کند. شما با شناسایی این اصول و مراحل میتوانید از آنها در بحث‌های خود استفاده کنید؛ به این دلیل که همه‌ی انسان‌ها خواه و ناخواه، وارد مذاکرات می‌شوند و به این دانش نیازمند هستند.