مراحل مذاکره از حیث زمان چیست؟

مراحل مذاکره از حیث زمان

یکی از رموز موفقیت کسب و کار اینست که مراحل مذاکره از حیث زمان را به درستی طی کنید. در واقع هیچ تجارتی بدون انجام مذاکره برای بستن قراردادهای سودآور نمی تواند دوام بیاورد. داشتن مهارت مذاکره در یک شرکت به پیشرفت شغلی شما کمک میکند اما مراحل مذاکره موفق برای رسیدن به هدف، توافق می باشد.

یک مذاکره‌کننده ماهر برای دستیابی به توافقی بدون پرخاشگری از مهارت مذاکره خود بهره می گیرد در حالی که کسب مهارت مذاکره نیازمند برخی از تمرینات است، برای اینکه به یک مذاکره کننده خوب تبدیل شوید باید مراحل مذاکره را بدانید و لازمه اش اینست که از برخی دستورالعمل های اساسی که کسب پیروزی در مذاکره، هدف نهایی همه ی آن هاست، پیروی کنید.

در ادامه با نکاتی درخصوص مراحل مذاکره موفق آشنا شوید:

>> آمادگی با حقایق:

قبل از اینکه روند مذاکره شروع شود، خودتان را با جمع آوری اطلاعات درباره ی نوع قراردادتان و مذاکره کنندگان رقیب، مسلح کنید. همچنین می توانید روند مذاکره را با پرسیدن یک سری سؤالهای سخت پیش ببرید، از جمله اینکه دلیلتان برای انجام این معامله چیست؟ چرا طرف مقابل، تمایل به انجام این کار دارد؟

در مرحله ی بعد، سعی کنید اطلاعاتی را کسب کنید که علاوه بر شما برای رقیبتان نیز سودمند است. داشتن اطلاعات در مورد همه چیز و همه کس در روند مذاکره باعث افزایش اعتماد به نفس  شما و هدایتتان به سمت پیروزی می گردد.

>> بحث و گفتگو:

طرفین در مرحله بحث و گفتگو، ذهنیت خود را نسبت به موضوع مذاکره مطرح می کنند. درواقع فرآیند این مرحله شامل سوال پرسیدن، گوش دادن و شفاف سازی می باشد.

>> شفاف سازی اهداف:

در طول مذاکره باید اهداف، علایق و دیدگاه های طرفین، شفاف سازی شود.

بنابراین توصیه ی ما، تهیه ی لیستی از موارد مختلف به ترتیب اولویت است. شفاف سازی یاعث ایجاد زمینه های مشترکی میشود. درواقع بخش مهمی از فرایند مذاکره را شفاف سازی تشکیل می دهد که بدون آن احتمال ایجاد سوء تفاهمی که مشکلات و موانع را در راه رسیدن به نتیجه مفید ایجاد کند، وجود دارد.

>> نتیجه برد_برد:

تمرکز چهارمین مرحله ی مذاکره موفق، بر روی نتیجه برد_برد می باشد و هر دو طرف در این مرحله، حس دریافت چیز مثبتی را دارند و دیدگاه هایشان مورد توجه قرار گرفته است.

معمولاً بهترین نتیجه را نتیجه برد_برد می گویند. شاید رسیدن به آن همیشه ممکن نباشد اما باید این نتیجه را در مذاکرات، بعنوان هدف نهایی خود قرار داد.

در این مرحله به پیشنهاد راهبردها و سازش های جایگزین توجه میشود و به دلیل اینکه ارائه‌ی پیشنهادات، بیانگر حُسن نیت طرف مقابل و جایگزین حرکت مثبت است، می‌تواند سودمند واقع شود.

>> توافق:

لازمه ی رسیدن به توافق، درک دیدگاه ها و علایق هر دو طرف می باشد. تمام شرکت کننده ها در مذاکره برای دستیابی به راه حلی قابل قبول باید با ذهنی باز به موضوع نگاه کنند، یعنی شفاف سازی همه چیز باید به نحوی باشد که افراد به درک درستی برسند و تصمیم درستی بگیرند.

>> اجرای یک روش عملی:

دو طرف مذاکره در این مرحله موظفند که نسبت به توافقات به دست آمده و تصمیمات گرفته شده عمل کنند. بنابراین نتیجه ی مذاکره در این مرحله کامل میشود.

مدیریت زمان در یک مذاکره موفق

قاعده‌ی مذاکره اینست که ۹۰ درصد وقت ابتدایی مذاکره به مباحث کم اهمیت و بی‌اهمیت اختصاص داده می‌شود که میزان اثربخشی و اهمیت آن ۱۰ درصد می باشد و معمولا در ۱۰ درصد انتهایی وقت مذاکره، ۹۰ درصد امتیازات رد و بدل می‌شود؛ چون اصولا بسیاری از انسان‌ها میترسند که در زمان مذاکره با موضوعات سخت و وقتگیر، مواجه شوند؛ به همین خاطر، تمایل دارند که به سراغ موضوعات کم‌اهمیت تر یا حاشیه‌ای بپردازند.

زمان‌دار بودن دستور جلسه، مانع از بروز مشکل فوق می شود و مذاکره‌کنندگان باید هوشیاری کامل را در این زمینه به خرج دهند. اگر برای پرداختن به یک موضوع در مذاکره‌، وقت کم آوردید باید سعی کنید که وقت مذاکره را افزایش دهید یا اینکه ادامه مذاکره را به زمان دیگری موکول کنید. امتیاز گرفتن نابجا و کاهش کیفیت کلام و موضوعات مطرح شده شما، از معایب بالا بردن سرعت مذاکره برای رسیدن به زمانبندی مذاکره می باشد.

عدم موافقت در مذاکرات

اگر در فرآیند مذاکره، توافق حاصل نشد به منظور پیشگیری از بروز درگیری و مشاجرات، باید حتما برای جلسه بعدی، برنامه ریزی مجدد کنید. توجه کنید که زمان مذاکره با بالاگرفتن اختلاف نظرات، هدر می رود و به روابط بین سازمانی آسیب می رساند.

بنابراین تمام مراحل 6 گانه مذاکره را باید در جلسه بعدی از ابتدا تکرار کنید و با توجه به ایده ها و علایق جدید، شرایط را از نو بررسی کنید. گاهی اوقات در این مرحله میتوانید به دنبال راه حل های جایگزین دیگر و یا آوردن شخص دیگری برای میانجیگری باشید.

نتیجه گیری

به مجموعه اقداماتی که میان دو جناح برای جلوگیری از زیان و رسیدن به نوعی توافق دو طرفه انجام می شود، فرآیند مذاکره می گویند. توصیه هایی درباره مراحل مذاکره از حیث زمان، توسط کتاب ها و مقالات ارائه شده است که مذاکره کنندگان با بهره گیری از آن میتوانند از اشتباه در شروع مذاکره جلوگیری کنند.